1. Гарчиг ойлгомжтой байх
Өдөрт бид маш олон и - мэйл хүлээж авдаг. Зарим нэг и-мэйлүүдээ уншилгүй устгах тохиолдол хүн бүрт л гарч байсан байх. Энэхүү байдлаас сэргийлэх арга бол и-мэйлийнхээ гарчгийг маш ойлгомжтой байлгах шаардлагатай. Жишээ нь: Яам руу явах албан бичиг хавсаргасан болно г.м
2. Signature буюу гарын үсгийг мартаж болохгүй
Бүх и-мэйлний төгсгөлд өөрийн хэн болох мөн хэрхэн холбоо барих талаар заавал байх шаардлагатай байдаг.
3. Албан ёсны байдлаар харьцах
Хэдийгээр та хүлээн авагчийг сайн таньдаг, таны дотны түнш байсан ч хувийн амьдрал, ажил алба 2 ийг хэзээ ч хольж болохгүй. Иймд и – мэйл явуулж байгаа тохиолдолд “Юу байна, Хүүе найзаа” гэх мэт чөлөөтэй харьцсан алдаа гаргаж болохгүй. Харин захидлаа илүү албаны болгохын тулд “ ........ (хүлээн авагчийн нэр) танаа” зэргээр захидлаа эхлүүлэх хэрэгтэй.
4. Хошигнох хэрэггүй
Хошигнол хүний царай, ярианы өнгөгүйгээр хошигнол гэж ойлгогдоход хэцүү байдаг учир захидал бичихдээ хошигнох нь хэтэрхий эрсдэлтэй байдаг. Тиймээс бизнесийн бичгийн харилцаанд хошигнохыг хориглодог.
5. Алдаагаа заавал шалга
Зарим хүмүүст зөв бичгийн алдаа хэвийн юм шиг санагддаг боловч алдаатай бичсэн захидал нь уншиж буй хүндээ таны талаар таагүй сэтгэгдэл төрүүлдэг. Энэ нь таныг хайнга, боловсролгүй, замбараагүй хүн мэт харуулах сөрөг үр дагавартай.
6. Хүлээн авагч таны дурдсан сэдвийн талаар бүрэн ойлголттой эсэх
Хэдийгээр та харилцаж буй хүнтэйгээ нэг сэдвийн талаар олон зуун и-мэйл бичилцсэн байсан ч гэлээ гол санаагаа и- мэйл болгондоо заавал дурдах хэрэгтэй. Учир нь хүлээн авагч нь нэг өдөрт олон зуун хүмүүстэй харьцдаг байж болох учир бүх мэйлүүдээ хянах боломжгүй байдаг. Иймд харилцагчаа хүндэтгэн үзэж, гол санаагаа тод томруунаар тусгаж байгаарай.
7. Бүх и-мэйлд хариу заавал өг
Танд хаяглагдсан бүх и-мэйлд цаг тухайд нь эелдгээр хариу өгч байх хэрэгтэй. Хэдийгээр танд хариу бичих цаг байхгүй байсан ч и-мэйл ийг нь хүлээн авснаа, мөн түүнчлэн удахгүй хариу бичихээ мэдэгдэж байх хэрэгтэй.
8. Сэтгэл хөдлөлөө барьж сурах
Сэтгэлд хөдлөлдөө баригдан уурлаж, цухалдсан үедээ тэр дор нь хариу өгөх нь зохисгүй хэрэг юм. Хэрэв та уурлаж цухалдсан бол хариу өгөхөө түр азнан, уураа гарахаар дахин нэг хянасны үндсэн ээр хариу өгөх хэрэгтэй.
9. Нууц материалуудыг нууц хэвээр нь үлдээх
2015 онд Yahoo – ийн мэдээллийн бааз задарсны улмаас сая сая и-мэйлүүд серверээс алдагдсан байдаг. Иймд дахин ийм хэрэг гарахгүй гэсэн баталгаагүй тул хэт хувийн болон албаны нууцыг аль болох биечлэн уулзах эсвэл утсаар холбогдон хуваалцсан нь дээр.
10. Хэт их Тэмдэгтүүд
Үгний товчлол, эможи гэх мэт сэтгэлийн хөдөлгөөнийг илэрхийлсэн тэмдэгтүүд нь бизнесийн харилцаанд ашиглах нь зохисгүй. Хэрэв хүлээн авагч таны сайн танил биш л бол тэмдэгт, эможи, товчлол зэргийг хэрэглэхгүй байх нь зүйтэй бөгөөд !!!!!!! гэх мэт хэт их тэмдэгт хэрэглэх хэрэггүй.
